Hubungan
Masyarakat sebagai Fungsi Manajemen
Dalam Definisinya Public Relations
(PR) atau HUMAS adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan
hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dan publik yang mempengaruhi
kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Definisi PR, menempatkan PR
sebagai sebuah fungsi manajemen, yang berarti bahwa manajemen di semua
organisasi harus menempatkan PR. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan
dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi
dengan publik sebagai basis moral dan etis dari profesi PR. Sebagai fungsi manajemen, PR adalah bagian
dari struktur organisasi dan bagian dari proses untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan. Tanggung jawabnya mencakup aktivitas membantu organisasi untuk
mengidentifikasi, menilai dan menyesuaikan diri dengan lingkungan ekonomi,
politik, sosial dan teknolog yang terus berkembang.
Public relation merupakan fungsi
manajemen khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam
komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan
berbagai publiknya .
Dalam hal penempatan PR ada beberapa
klasifikasi penempatan dan pemanfaatan PR pada sebuah organisasi:
1.
Beberapa
organisasi menempatkan Public Relations pada hirarkhi tinggi di perusahaan,
memiliki
garis pelaporan langsung kepada pimpinan atau kepala administrator. Beberapa
menempatkan fungsi Public Relations pada posisi yang lebih rendah, memiliki
hubungan pelaporan dengan bagian pemasaran, personalia, legal atau pengambil
keputusan lain di tingkat yang lebih tinggi.
2.
Beberapa
organisasi menempatkan Public Relations pada unit tersendiri sementara itu
ada
beberapa organisasi yang menempatkan Public Relations pada beberapa unit dalam
departemen di organisasi.
3.
Beberapa
organisasi menggunakan konsultan dari luar organisasi/perusahaan, beberapa
menggunakan
Public Relations dari internal perusahaan bahkan ada yang menggabungkan
keduanya (Grunig,1992;396)
Praktisi public relations atau
petugas humas dapat mengarahkan unsur-unsur potensial agar dapat membentuk
opini publik sesuai dengan citra yang diinginkan oleh organisasi. Bagaimanapun
juga kita mahfum, bahwa opini publik dan citra organisasi tentu saja merupakan
faktor penting yang menentukan sukses atau gagalnya aktivitas dan pelaksanaan
program organisasi.
Ø Kaitan PR (Public
Relations) dengan Manajeman.
PR dalam definisinya dikatakan bahwa
PR itu melekat pada manajemen. Manajemen tak akan dapat berjalan
sebagimana seharusnya tanpa adanya PR. Manajemen sangat berperan dalam
kehidupan sehari-hari, apalagi dalam kehidupan masyarakat modern seperti
sekarang ini. Tak ada kegiatan yang dilakukan dan oleh masyarakat yang tidak
memerlukan manajemen. Dalam pengertian PR dinyatakan bahwa PR akan sukses dalam
fungsinya apabila menciptakan, membangun, dan mengembangkan relasi kita.
Barangkali di antara sekian banyak kegiatan manusia tidak ada yang lebih
penting dibandingkan dengan kegiatan yang disebut managing itu, dari persiapan
yang akan merupakan input organisasi atau kelompok, bahkan mungkin pribadi.
Fungsi manajemen yang mengevaluasi
sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanan dan prosedur seorang individu atau
organisasi berdasarkan kepentingan publik dan menjalankan suatu program untuk
mendapatkan pengertian dan penerimaan publik (Public Relations News).
Public Relations melibatkan
manajemen problem dalam atau manajemen isu, PR membantu manajemen agar tetap
responsif dan mendapat informasi terkini tentang opini publik; PR
mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani
kepentingan publik; PR membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan
memanfaatkan perubahan secara efektif, dan PR dalam hal ini adalah sebagai
sistem peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends); dan PR
menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya.
Ø Pendukung manajemen
perusahaan / lembaga.
Public relation merupakan fungsi
manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara
organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian,
penerimaan dan kerjasama, melibatkan manajemen dalam permasalahan, membantu
manajemen mampu menanggapi opini public, mendukung manajemen dalam mengikuti
dan memanfaatkan perubahan secara afektif, bertindak sebagai sistim peringatan
dini dalam mengantisispasi kecenderungan menggunakan penelitian serta teknik
komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama. Public relation merupakan
fungsi manajemen khusus yang mendukung terbentuknya saling pengertian dalam
komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan
berbagai publiknya .
Kedudukan, peranan dan tugas Public
Relations dalam sebuah organisasi (perusahaan/pemerintahan), jelas sengatlah
penting. Sehingga pelaksanaan aktivitasnya harus dikemas seefektivas mungkin.
Dan ini di antaranya bisa diraih dengan cara mempesiapkan dan mengaplikasikan
program kerja Public Relations dengan baik dan tepat. PR harus diposisikan
secara langsungb berdekatan dengan manajemen. Hal ini sesuai dengan
fungsi manajemen di dalam organisasi. PR harus terletak pada lini garis
staf manajemen puncak. Dengan begitu PR dapat mengorganisasi seluruh kegiatan
komunikasi organisasi baik secara internal maupun eksternal. PR merupakan salah
satu pendukung dalam mengatur organisasi atau perusahaan. Disini PR dalam
kegiatannya merupakan profesi dalam melayani publiknya, dan ikut menentukan
tujuan organisasi atau perusahaan dengan membuat rencana kerja, menciptakan
strategi, melaksanakan rencana kerja, dan menilai hasil kerja. PR berusaha
menempatkan manajer sebagai top manajemen dalam kepemimpinannya, dan
mengefektifkan serta mengefisiensikan pencapaian tujuan organisasi atau
perusahaan menjadi kenyataan demi kontinuitas organisasi atau perusahaan
tersebut.
Hal-hal
yang dapat dilakukan public relations dalam mendukung tujuan perusahaan, yaitu:
1. Mempromosikan
barang atau jasa.
2.
Mendeteksi isu dan peluang yang berpengaruh pada perusahaan.
3.
Menetapkan bentuk organisasi dalam berhubungan dengan publik.
4.
Meningkatkan nama baik terhadap seluruh karyawan.
5.
Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan.
6.
Meningkatkan nama baik pemegang saham.
7.
Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan.
8.
Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi.
9.
Memformulasikan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya.
10.
Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan public relation.
Kapan aktivitas public relations
dilakukan, kembali kepada kebijaksanaan perusahaan apa yang ingin dicapai dalam
aktivitasnya tersebut. Pada prinsipnya aktivitas public relations untuk meningkatkan
citra perusahaan, tetapi juga harus dipertimbangkan tujuan-tujuan khusus yang
disesuaikan dengan tujuan perusahaan.
Berikut ini beberapa tujuan
perusahaan yang membutuhkan dukungan dari aktivitas public relations berkaitan
dengna citra perusahaan.
a.
Untuk mengubah citra perusahaan;
b.
Untuk mendukung usaha-usaha pemasaran dan promosi perusahaan;
c. Untuk
mengimbangi publikasi yang merugikan perusahaan dan mengembalikan kepercayaan
konsumen;
d.
Untuk membuat pemerintah dan lembaga legislatif memperhatikan aktivitas
perusahaan;
e.
Menunjukkkan semangat untuk memberikan terbaik kepada masyarakat dengan menarik
produk
yang dianggap gagal atau rusak, yang dapat merugikan;
f. Untuk
menjelaskan kebingungan konsumen dengan masuknya produk palsu atau produk
imitasi.
Ø Peran dan Fungsi PR
dalam perusahaan / lembaga.
Peranan dan tugas Public Relations
dalam sebuah organisasi (perusahaan/pemerintahan), jelas sengatlah penting.
Sehingga pelaksanaan aktivitasnya harus dikemas seefektivas mungkin. Dan ini di
antaranya bisa diraih dengan cara mempesiapkan dan mengaplikasikan program
kerja Public Relations dengan baik dan tepat.
Pada dasarnya ada empat peran PR
dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut:
1. Communication
Tehnician
Beberapa
praktisi memasuki dunia PR ini sebagai teknis. Pada tahap ini kemampuan
jurnalistik dan komunikasi sangat diperlukan. PR diarahkan untuk berperan
menulis, menulis news letter, menulis in house journal, menulis news release,
menulis feature, dll. Biasanya praktisi dalam peran ini tidak hadir pada saat
manajemen menemui kesulitan. Mereka tidak dilibatkan dalam manajemen sebagai
pengambil keputusan. Peran mereka lebih ke arah penulisan tools dan
mengimplementasikan program.
2. Expert
Prescriber
Praktisi
PR sebagai pendefinisi problem, pengembang program dan memeiliki tanggungjawab
penuh untuk mengimplementasikannya. Mereka sebagai pihak yang pasif. Manajer
yang lainnya menyerahkan tugas komunikasi sepenuhnya ke tangan si
"komunikasi" ini sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaan mereka
yang lainnya. Tampaknya bangga karena PR semacam ini dianugerahi kepercayaan
tinggi tetapi karena tidak adanya keterlibatan top manajemen dalam peran PR
maka PR seolah terisolir dari perusahaan. Ia sibuk sendiri dengan pekerjaannya.
Di pihak manajemen mereka juga menjadi sangat tergantung kepada PR nya. Mereka
menjadi minim komitmen kepada tugas – tugas PR, padahala seperti diketahui
seharusnya tugas PR harusnya dilakukan oleh semua orang yang ada dalam sebuah
perusahaan.
3. Fasilitator Komunikasi
Peran
fasilitator komunikasi bagi para praktisi adalah sebagai pendengar yang peka
dan broker (perantara) komunikasi. Fasilitator komunikasi bertindak sebagai
perantara (liaison), interpreter, dan mediator antara organisasi dan publiknya.
Mereka menjaga komunikasi dua arah dan menfasilitasi percakapan dengan
menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi
tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh baik itu
manajemen maupun publik untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama.
4. Fasilitator Pemecah masalah
Ketika
praktisi melakukan peran fasilitator pemecah masalah, mereka berkolaborasi
dengan manajer lain untuk mendifinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi
bagian dari tim perencanaan strategi. Kolaborasi dan musyawarah dimulai dengan
persoalan pertama dan kemudian kemudian sampai ke evaluasi program final.
Praktisi pemecah masalah membantu manejer lain dan organisasi untuk
mengaplikasikan PR dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk
memecahkan problem organisasional lainnya.
Fungsi PR
dalam perusahaan / lembaga akan mendapat kekuasaan apabila anggota koalisi
menghargai PR sebagai fungsi manajemen yang penting. Atau tidak menganggapnya
sekedar fungsi teknis yang bertugas mengimplementasikan strategi komunikasi
yang diputuskan oleh orang lain. Dalam fungsi manajemen PR dalam kegiatannya
merupakan profesi dalam melayani publiknya, dan ikut menentukan tujuan
organisasi atau perusahaan dengan membuat rencana kerja, menciptakan strategi,
melaksanakan rencana kerja, dan menilai hasil kerja.
Selain itu
Fungsi PR antara lain;
1.
Menunjang aktivitas utama manajemen dalam rangka mencapai tujuan bersama.
2. Membina
hubungan yang baik atau harmonis antara organisasi dengan pihak publiknya,
sebagai
khalayak sasarannya.
3. Mengidentifikasi yang menyangkut
opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap
organisasi
yang diwakilinya, atau sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan
memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen
demi untuk tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi 2 arah timbal
balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta
pesan dari organisasi ke publiknya
atau terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.
6. Menyelenggarakan dan bertanggung
jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis,
melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik
mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan,
serta kegiatan yang dilakukan.
7.
Menentukan dan memahami secara benar prilaku tiap-tiap kelompok terhadap
organisasi.
8. Menganalisasi
tingkat opini publik, baik yang intern (internal public) maupun yang ekstern
(external public).
9. Mengantisipasi
kecenderungan-kencenderungan, masalah-masalah potensial, kebutuhan
kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
10.
Menentukan formulasi dan meurumuskan kebijakan-kebijakan.
11. Merencanakan
alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau mengubah prilaku
masayarakat sasaran. Termasuk membuat budget/anggaran biaya
operasionalnya.
S E M O G A B E R M A N F A A T ^_^
Tidak ada komentar:
Posting Komentar